Sebagai dosen guru kecil, saya banyak membimbing mahasiswa S1 menyusun skripsi karena kebetulan di program studi di mana saya bernaung belum ada dosen guru besar. Banyak hal-hal mengejutkan yang saya peroleh dari membimbing mahasiswa. Ternyata banyak mahasiswa tidak mampu mengetik dengan benar menggunakan Word. Mereka memperlakukan komputer seakan-akan sekedar sebagai pengganti mesin ketik. Kejutan lain yang saya dapatkan adalah ternyata mahasiswa juga tidak tahu bagaimana memasukkan data ke dalam Excel. Ini baru sekedar mengetikkan data, belum bagaimana harus menganalisis data. Tapi jangan-jangan yang seperti ini bukan hanya mahasiswa, siapa tahu. Karena itu, ada baiknya saya uraikan secara singkat bagaimana data seharusnya diketik dalam Excel. Bagi yang sudah tahu mohon jangan tertawa, sebab banyak mahasiswa yang saya bimbing kenyataannya memang seperti itu.
Excel sebenarnya adalah tabel atau lebih jelasnya tabel sangat besar karena jumlah baris dan kolomnya sangat banyak. Baris dinyatakan dengan nomor angka, sedangkan kolom dinyatakan dengan nomor huruf kapital. Data dimasukkan dengan mengetikkannya ke dalam kotak tertentu yang disebut sel. Setiap sel di dalam Excel mempunyai alamat yang ditentukan oleh nomor kolom dan baris. Misalnya alamat sel pada kolom B baris 9 adalah B9. Dengan demikian maka setiap data yang dimasukkan mempunyai alamat. Alamat ini diperlukan agar data dapat dianalisis. Tetapi itu saja belum cukup. Data harus dimasukkan dalam format yang benar.
Alamat yang disediakan oleh Excel merupakan alamat yang tidak bermakna. Agar alamat menjadi bermakna maka sebelum measukkan data terlebih dahulu perlu didefinisikan alamat yang akan digunakan. Misalnya data akan dimasukkan pada kolom A sampai kolom E pada baris 6 sampai baris 10. Dalam hal ini kolom A, B, C, D, dan E masing-masing harus diberi definisi. Demikian juga dengan baris 6, 7, 8, 9, dan 10. Katakan misalnya definisi kolom A adalah nama responden dan definisi baris 6 adalah desa X. Sekarang data pada sel dengan alamat A6 mempunyai definisi nama responden pada desa X. Demikian seterusnya sehingga sebelum memasukkan data maka terlebih dahulu harus didefinisikan setiap kolom dan baris yang akan digunakan. Bila definisi untuk suatu alamat mempunyai satuan, misalnya definisi baris C adalah insidensi penyakit dengan satuan %, maka satuan harus dituliskan sebagai bagian dari definisi ini.
Untuk memasukkan data, data desimal diketik secara default dengan titik, bukan dengan koma, misalnya dua setengah diketik 2.5 bukan 2,5. Ingat, bahasa default Excel adalah Bahasa Inggris, bukan Bahasa Indonesia. Tanda titik sebagai penanda desimal dapat diubah menjadi koma, tetapi tentu hal ini tentu saja tidak mudah bagi mereka yang mengetikkan data saja masih bingung. Angka juga tidak boleh diketik dengan ketuk sebagai tanda ribuan, misalnya lima ribu tidak diketik 5 000 tetapi 5000. Angka tidak boleh diketik dengan disertai satuan melainkan satuan cukup disertakan sebagai bagian dari definisi alamat. Angka severitas penyakit 35% cukup diketik 35 tanpa disertai %. Bagaimana dengan data kualitatif yang berupa tulisan? Tidak ada bedanya, ketik saja seluruh kata-kata, seberapa panjang sekalipun, ke dalam satu sel. Jangan khawatir kalau kata-kata akan terpotong. Setelah seluruh data selesai diketik, tampilan data dapat dipercantik dengan mengklik pilihan Number dan pilihan Alignment pada pita menu Home. Klik Wrap pada pilihan Alignment agar tulisan tidak terpotong dan Use 1000 separator pada pilihan Number untuk member tanda pemisah ribuan. Bila lebar kolom kurang, blok kolom yang bersangkutan, klik tombol kanan tetikus (klik kanan), lalu pilih column width untuk mengubah lebar kolom menjadi lebih lebar.
Tentu saja masih banyak yang dapat dilakukan untuk mempercantik tampilan data. Di antaranya, data tidak selalu harus diketik mulai pada kolom A baris 1. Data dapat diketik mulai dari kolom dan baris mana saja. Sebaiknya baris-baris paling atas dibiarkan kosong untuk menuliskan judul data yang dimasukkan. Juga, jangan lupa bahwa setiap file Excel mempunyai banyak lembar halaman (sheet). Lembar halaman ini dapat dilihat di bagian kiri bawah layar. Secara default terdapat tiga lembar halaman yang diberi nama Sheet1, Sheet2, dan Sheet3. Nama lembar halaman ini dapat diubah dan jumlahnya dapat ditambah. Untuk mengubah nama lembar halaman, klik kanan nama lembar halaman default kemudian pilih Rename. Untuk menambah lembar halaman, klik tanda halaman di sebelah kanan dari lembar halaman paling kanan. Bukan hanya itu, letak lembar halaman juga dapat dipindahkan urutannya. Untuk itu, klik lembar halaman yang akan dipindahkan lalu geser sementara tombol tetikus masih dalam keadaan ditekan lalu lepaskan pada tempat yang dituju.
Untuk sementara saya kira ini sudah cukup. Jangan lupa menyimpan file sebelum menutup Excel. Selebihnya, panduan pengetikan Excel dapat diperoleh dari Internet. Malu ‘kan, sudah kuliah di universitas berwawasan global masa’ menggunakan Excel saja tidak tahu. Lalu apanya dong yang global? Tetapi cerita di awal tulisan ini memang nyata adanya, benar-benar nyata. Karena itu, para mahasiswa yang saya bimbing, jangan lupa membaca tulisan Global Oriented University di pintu gerbang setiap kali memasuki kampus.
0 komentar:
Posting Komentar
Silahkan ketik komentar pada kotak di bawah ini.