Kalau setiap orang menulis bagian-bagian tertentu dari laporan, permasalahannya mungkin lebih mudah. Anda tinggal menggabungkan bagian-bagian yang ditulis oleh orang yang berbeda-beda tersebut. Bagaimana bila seluruh anggota tim kemudian harus membaca bagian-bagian yang ditulis oleh anggota tim lainnya dan kemudian masing-masing memberikan masukan perbaikan? Persoalan akan menjadi tidak semudah yang Anda bayangkan. Anda harus membaca file gabungan yang disertai dengan komentar dari tiap-tiap anggota dan kemudian melakukan perbaikan pada satu file berdasarkan komentar dari tiap-tiap anggota yang berada pada file yang berbeda. Dengan kata lain, Anda harus membaca seluruh file secara bersamaan dan memeriksanya satu per satu untuk bisa memasukkan saran perbaikan dari seluruh anggota. Anda pasti akan menjadi sangat repot.
Kalau begitu, bagaimana solusinya, apakah ada cara yang lebih mudah? Di era IT sekarang ini, akan sangat ketinggalan kalau Anda masih berbagi file dengan menggunakan flash disk (termasuk juga hard disk eksternal) dan dengan menggunakan email. Berbagai file menggunakan disk sangat berisiko tertular virus karena tidak semua anggota tim mampu menjaga keamanan komputernya dengan baik. Banyak pengguna komputer hanya menginstalasi antivirus bajakan yang tidak bisa diperbarui. Berbagi file menggunakan email memang lebih aman, terutama bila menggunakan webmasil dengan fitur keamanan yang tinggi. Tapi bagaimanapun juga, berbagi file melalui email adalah merepotkan. Untuk mengatasi keterbatasan ini, Anda dapat melakukan setidak-tidaknya dua hal. Pertama membuat akun penyimpanan online yang menyediakan fitur berbagi. Kedua, membuat akun layanan akses komputer jarak jauh yang menyediakan fitur berbagi.
Cara yang pertama sudah saya uraikan pada tulisan sebelumnya dengan menggunakan layanan Dropbox. Selain Dropbox, masih banyak lagi layanan penyimpanan online yang menyediakan fitur berbagi file. Dalam hal ini, berbagi file berarti Anda menyimpan file secara online dan membolehkan orang tertentu (yang Anda berikan akses masuk) untuk juga membuka dan mengubah (menyunting) file tersebut. Untuk memilih layanan yang kan digunakan bersama, Anda perlu mengunjungi situs yang menyediakan ulasan mengenai layanan penyimpanan online semacam Make Use of, PC Advisor, atau Social Times. Anda juga perlu menyimak perbandingan berbagai layanan penyimpanan online, antara lain perbandingan yang dibuat oleh Wikipedia. Anda juga bisa mengunjungi situs Free Online Storage atau cloudsider yang didedikasikan untuk mengulas layanan penyimpanan online gratis. Setelah itu, dikusikan dengan seluruh anggota tim, layanan mana yang akan digunakan. Saya menggunakan Dropbox untuk berbagi file dengan seluruh mahasiswa bimbingan saya. Mahasiswa cukup menyimpan file proposal penelitian, skripsi, dan slide presentasi seminar di folder Dropbox masing-masing untuk digunakan bersama dengan saya. Saya kemudian mengakses file mereka masing-masing, memberikan saran perbaikan, dan menyimpannya kembali di dalam folder mereka masing-masing.
Cara kedua adalah menggunakan program akses jarak jauh (remote access software). Sama seperti cara berbagi melalui layanan penyimpanan online, untuk berbagi melalui layanan akses jarak jauh Anda dan anggota tim lainnya perlu terlebih dahulu menyepakati layanan mana yang akan digunakan. Untuk memperoleh informasi mengenai berbagai layanan akses jarak jauh ini, Anda dapat memperoleh ulasan dari lifehacker, Quick Online Tips, No. 1 Reviews.com, atau adictivetips. Kini saya menggunakan LogMeIn untuk berbagi file antara komputer desktop yang saya gunakan di rumah dan komputer notebook yang biasa saya bawa ke kantor atau berpergian. Sebelumnya saya menggunakan TeamViewer untuk tujuan yang sama (layanan TeamViewer juga tersedia dalam Bahasa Indonesia). Dengan menggunakan layanan akses jarak jauh ini, saya dapat mengakses komputer di rumah dari komputer yang saya bawa, asalkan komputer yang ada di rumah sedang menyala dan terkoneksi ke Internet. Saya dapat meminta anak saya untuk menyalakan komputer di rumah dan menghubungkannya ke Internet. Setelah terhubung, layar komputer saya akan tampil selayaknya sebuah program yang terbuka di komputer saya. Ini bisa terjadi tentu saja karena saya memberikan akses terhadap seluruh isi komputer. Bila berbagi dengan orang lain, tentu saja saya akan membatasi akses hanya terhadap folder tertentu.
Setelah satu file dapat digunakan bersama, langkah berikutnya adalah melakukan penyuntingan bersama terhadap satu file. Hal ini dapat dilakukan dengan mengaktifkan fitur Track Changes pada Word atau pada program pengolah kata lain yang Anda gunakan. Untuk itu, tentu saja Anda harus sudah bisa menggunakan Word lebih dari sekedar mesin tik. Maksud saya, Anda sudah bisa menggunakan berbagai fitur Word termasuk fitur Track Changes ini. Dengan menggunakan fitur Track Changes ini, penyuntingan yang dilakukan oleh orang yang berbeda akan tampil dengan kode penyunting dan warna yang yang berbeda. Sebagai ketua tim, Anda cukup mempertimbangkan, dan kemudian menerima atau menolak, suntingan dari setiap anggota. Anda tidak perlu membuka banyak file, melainkan cukup satu file saja. Jauh lebih mudah, bukan? Tapi tentu saja tidak mudah jika Anda termasuk orang yang patuh pada kebiasaan. Artinya, karena sudah terbiasa mengalungkan dua tiga flash disk di leher, Anda merasa tidak perlu lagi bersusah-susah belajar. Apalagi karena Anda sudah bersekolah tinggi-tinggi sehingga merasa sudah tidak perlu belajar lagi. Bila Anda bukan termasuk tipe orang seperti ini, Anda pasti ingin mencoba. Bila Anda mempunyai hal-hal yang perlu Anda sampaikan, sebelum maupun sesudah mencoba, silahkan tulis pada kotak komentar di bawah ini.
0 komentar:
Posting Komentar
Silahkan ketik komentar pada kotak di bawah ini.